在这个数字化时代,许多企业都需要使用多种办公系统,例如华为公司使用的数字系统就达到了上千种。
企业有这么多系统,每种都需要单独登录,大家就会觉得烦。有没有一种更优雅的方式,不用单独登录就能使用系统?还有,对于像我们这样平时依赖邮件办公的人,能否像使用邮件一样使用管理系统呢?另外,管理系统使用体验能否接近Excel,做到支持Excel公式、格式与操作?
如果真的能实现这种更加符合人们直觉、更加自然的无感知企业系统,不仅使用者学习成本将趋近于零,企业想要向员工、客户推广使用这种系统也变得非常容易。
其实这个问题,可以使用魔方网表完美解决,它为华为公司打造了使用体验如同使用邮件的无感知“问题追踪”系统。用这一系统完全不像在使用系统,而是像在使用邮件,而邮件图文并茂的内容由系统自动生成,包含深度复刻Excel丰富操作的表单,使用起来优雅惬意。
有人好奇,魔方网表究竟是一个什么样的工具,为什么这么神奇?简单来说,魔方网表就是帮助用户用无需写代码的方式,快速、高效的搭建个性化管理系统的平台。用户使用魔方网表,可以像搭积木一样,快速搭建高度个性化的管理系统,还可以实现系统之间的集成打通,在操作流程层面消除数据孤岛,同时还可以把应用延伸到企业对外的数字化服务,比如对最终客户,供应商,合作伙伴的服务提供在线服务,还能向下集成各类硬件设备,生产设备等,最终形成由外到内,从前到后的一体化的系统。
入围世界500强中国企业,包括华为、小米、中国人寿、中国联通、中国电信、中国移动、中国石化在内,都在用这款叫“魔方网表”的平台搭建丰富的企业应用。
魔方网表助力500强,构建无感知的“问题追踪”系统
华为,它作为一家同时使用上千种数字系统IT环境高度复杂的企业,用魔方网表搭建了“无感知的问题跟踪系统”。
该系统基于邮件和魔方网表的Excel模板打造,操作起来就像在使用邮件和Excel,而非使用管理系统,这也是为什么这一“问题追踪系统”被称为无感知的“问题追踪系统”。
这个问题追踪系统,机制如下:
当系统遇到了一个新“问题”时,会自动给相关人员发邮件。人们收到邮件,打开可以看到用魔方网表H5模板制作的页面,这个页面显示该问题的基本信息。而且,这个页面里有个链接,点开就会弹出一个Excel界面。
该界面使用魔方网表Excel模板制作,不依赖于Excel客户端,纯浏览器就能用,还通过了华为公司W3统一登录,操作起来不仅不需要输入用户名密码,还支持Excel的各种快捷键,极为便捷。
使用者的使用体验就像在使用邮件,点击一下就会弹出“Excel”,轻松自然。操作完,数据能在魔方网表后台自动汇总,出分析报表、统计报表都没问题。
图 利用魔方网表,在线excel模板分享功能,将邮件作为填报入口,使用者点开即用,用完即走
再如小米公司,它在世界500强上榜的互联网企业中排名第7,是中国最快上榜的企业。小米公司产品丰富,业务线多达上百条,面临每日涌入数百万数据的状况,为了让自己的工程师专注于更有价值的工作,它们将打造业财融合的智能财务共享平台的事情交给快速开发平台魔方网表来解决。该平台自动完成了分析统计工作,并在操作层面与各业务系统深度融合,为公司将来的快速发展储备好IT资源,为未来发展带来了更加丰富的想象空间。
又比如中国人寿,它在世界500强上榜的中国保险企业中排名第二。这家公司最初为了构建一个端到端的一站式数据收集平台,通过自身严格的招标、评估环节,选择了魔方网表。中国人寿利用这一快速开发平台,不仅实现数据收集模板个性化定义,更实现了收集任务集中管控,完成了结构化数据存储、分析及呈现。该数据收集平台搭建并投入使用后,不仅满足了中国人寿使用场景中人员范围广泛,岗位众多,填报应用要求界面简洁和操作简单的要求,帮助企业提高了填报效率,更为日后通过数据分析改善工作效率奠定了基础。
除了500强,魔方网表也为外贸企业提供了与邮件深度结合的特色报价系统
对于做外贸的小伙伴而言,挣老外的钱,有一种为国争光的自豪感,特别是外商采购量往往比较大,做好了收益颇丰,荷包充盈,而且每次拜访客户还能品尝异国他乡的地道美食,实在很开心。当然做外贸除了甘甜,也有苦涩。这份苦涩,除了最近的贸易战带来的冲击,最主要、最日常的还是必须主动迎合外商的习惯。外商们由于通常是大宗购买,他们具有的一种“货比三十家”理性决策的龟毛行径十分可怕。更重要的是外商通常习惯于使用邮件,所以要做外贸工作,不能使用方便快捷的系统报价,而是需要撰写大量英文邮件,各种英文报价单。
写好的此类报价单,一般以Excel文件附件的形式,发送给顾客。但这种附件Excel报价单,相对于报价系统而言,对于外商与外贸企业而言,都有诸多不便。
站在外贸企业的角度,最重要的不便在于通过邮件附件报价单,沟通效率比较低,也不能实现数据层面的结构化双向沟通,并且难以实现后期的有效追踪和分析。站在外商的角度,每次查看报价单需完成的繁琐操作,需要打开邮件,下载附件,他们也很烦恼;另外,此类报检单时效性也比较差,有时候老外来订货的时候发现旧的价格已经失效了,会造成不必要的误会与麻烦。不仅如此,通过附件交流报价单,有时候不得不让外商完全了解自己的价格体系,在后期的商务谈判中可能让自身处于价格谈判的劣势地位。总之就是远远不如使用报价系统。
为什么不说服外商使用外贸企业提供的报价系统呢?这是因为外商使用邮件开展业务的习惯根深蒂固,强迫他们改变只会导致客户流失。
现在魔方网表为外贸企业提供了一个更好的方案。外贸企业可以用魔方网表定制外商用起来就像使用邮件和Excel的报价系统,外商没有任何额外学习成本,无感知的就能迁移到数字系统。工作人员不再需要将报价单作为附件发送给外商,而是配置参数,自动生成用户体验兼容Excel的H5页面,通过邮件的形式发给外商客户。自动生成图文并茂的邮件H5正文,如下图:
这一界面支持丰富的Excel的功能,不论是自动汇总、Excel公式、条件样式,还是锁定表头等丰富的Excel功能在该页面使用,甚至还支持Excel风格的快捷键,能实现方便的全键盘操作。
外商使用这个报价系统时,他们会感觉在使用邮件和Excel,但在本质上他使用的是外贸企业为此项业务专门定制的高效数字系统。外商看到的与Excel操作几乎完全一致的报价单,由操作员通过配置参数由系统自动生成;外商填写的数据会直接进入外贸企业的数据库存档,进入系统的数据能与外贸企业其他各种系统联动,还能自动生成报表、图表,生成管理台账,便于管理层指挥调度资源。
外贸企业使用该系统,可以快速生成需要外商填写的多种表单,而且沟通中所有变更的过程,都可以通过邮件串起来,而整个客户报价过程最终都能汇总在数据库,所有的数据都会是完整的、全面的,但外商的操作体验完全符合他过去的使用习惯,外商没有任何学习成本。
该系统设计比较精巧,比如说要求身在异国他乡的客户,登陆外贸公司系统比较困难,也很难为其实现集成登陆简化操作,所以魔方网表为外贸客户企业提供了一个极具创造性的解决办法。企业通过魔方网表系统,获得一些报价单链接发给客户。但这些链接只能在10天内登陆,或者只能登陆十几次。外商通过该链接访问报价单系统,企业就能弄清外商的身份,并提供相应的权限控制功能。
魔方网表能实现这一模式,得益于它独具的Excel模板与邮件功能
魔方网表有六大模块,上千种功能,下面主要介绍一下它的Excel模板与邮件功能。这两个功能,都属于“标准模块”。
一、魔方网表Excel模板,可以将Excel文档导入魔方网表中,作为输入输出呈现界面。这一功能完全是基于H5的,不需要访问者安装Office、WPS等软件,也不需要浏览器安装插件或使用专用浏览器,而且这一功能兼容Excel的所有函数、条件样式、表中表等。而且魔方网表报表功能,还支持分组、交叉呈现。
图:Excel模板支持Excel表格大部分公式样式和功能
二、另一个功能就是魔方网表能够发送邮件。邮件的正文可以引用魔方网表的表单、图表,可以做到图文并茂,而且这些内容不仅可以是静态内容,也可以是动态的。也就说用户可以直接通过邮件页面中交融的子页面,填写表单,触发或审批BPM工作流、电子流,动态系统中最新生成的报表图表……
总结
数字时代,企业内部通常有着多种多样的管理应用,面对大多数系统都需要单独登陆的窘境,我们可以利用魔方网表提供的优雅方式,跳过多余的环节更加自然的使用管理系统。比如说,对某些习惯于使用邮件的群体,可以用魔方网表搭建管理系统,完成原本需要登录的系统才能完成的操作。对于依赖微信、钉钉、QQ及各类IM工具办公的人也是一样,他们利用魔方网表搭建的系统能帮助他们将操作管理系统的体验,变得如同使用IM工具。魔方网表还可以提供一些专门的链接,员工、客户一点开这些通过IM消息发送的链接,就可以自动完成用户认证,自如地在如同在网页Excel的界面下完成工作任务。魔方网表可以帮助企业实现各种奇思妙想,上述小应用在魔方网表众多使用方式中,只是九牛一毛。
使用魔方网表,就算不懂编程也能轻松搭建管理系统。它不仅导入Excel直接创建表单,它还支持通过使用与Excel公式完全兼容的回写公式,定义表间关系。用这一神器,可以说会用Excel就能搭建管理应用。对于实现更好的管理有追求的小伙伴,都可以来尝试一下。
